Es gibt verschiedene Methoden, um die Passwörter und Zugangsdaten Ihrer Konten abzulegen. Jede Variante hat Vor- und Nachteile, sodass Sie abwägen müssen, was zu Ihrem Nutzungsverhalten passt und Ihnen am sichersten erscheint.
Klassisch auf Papier
Keineswegs sollten Sie aus Bequemlichkeit für jeden Online-Dienst die gleichen Zugangsdaten verwenden. Denn in diesem Fall würde der erfolgreiche Diebstahl einer Anmeldeinformation dazu führen, dass auch all Ihre anderen Konten für Kriminelle zugänglich wären.
Eine Möglichkeit, um sich eine Vielzahl unterschiedlicher Passwörter leichter merken zu können, ist, sie ganz analog auf einem Papierzettel aufzuschreiben. Das hat u. a. den Vorteil, dass Cyber-Kriminelle auf diese Liste nicht zugreifen können, da sie nicht auf digitalen Wegen erreichbar ist. Ein Nachteil von Papierlisten ist, dass sie nach einem Gebäudebrand oder Wasserschaden auch für Berechtigte nicht mehr nutzbar sind.
Des Weiteren sollte bedacht werden, was im Falle eines Einbruchs geschieht: Liegen Passwörter im Klartext auf Papier im Büro, ist dies eine Einladung an Verbrecher, sich recht einfach Zugang zu Ihren Accounts zu verschaffen. Es ist daher eine gute Idee, Passwörter nicht vollständig und offen aufzuschreiben, sondern in verschlüsselter Form nach einem Prinzip, das nur Sie kennen. Alternativ können Sie unvollständige Passwörter aufschreiben: Zu den einzelnen, auf Papier notierten Passwortteilen kommt dann digital jeweils noch eine Phrase oder Zahlenkombination hinzu, die Sie sich im Kopf gemerkt haben.
Spezial-Software zur Passwortverwaltung
In den letzten Jahren wurde die Verwendung sogenannter Passwortmanager populärer. Dabei handelt es sich um Software, die browserübergreifend mit einem Master-Passwort arbeitet. Richtig eingerichtet, synchronisiert eine solche Passwortsoftware Daten über Geräte hinweg und trägt Ihre Anmeldedaten dank entsprechender Add-ons clientübergreifend auf Websites in Log-in-Formulare ein.
Passwortverwaltungssoftware bietet häufig die Funktion, auch andere Datensätze (wie Kontodaten oder Adressen) zu speichern und Webformulare automatisch auszufüllen, sodass Sie Zeit sparen, anstatt diese Daten für jede Bestellung oder Kontaktaufnahme neu einzutragen. Meist bestehen Passwortmanager aus einer Desktop-Anwendung, einer Browser-Erweiterung und einer mobilen App. Je nach Anbieter können die Daten in der Cloud des Softwareunternehmens gespeichert oder lokal bei Ihnen bzw. in unserem Rechenzentrum gehostet werden. Viele Passwortmanager-Anbieter, wie Dashlane, NordPass oder 1Password, bieten einen Gratismonat zum Testen und berechnen danach wenige Euro pro Monat für die Nutzung. Einige bieten auch spezielle Unternehmenstarife, bei denen eine Lizenz für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig gilt.
Eine komfortable Funktion ist die automatische Aktualisierung der gespeicherten Passwörter: Wenn Sie sich mit einem geänderten Passwort manuell im Browser anmelden, fragt Sie das Programm, ob Sie den Datensatz in der Passwortverwaltungssoftware aktualisieren möchten. Einer der Hauptvorteile dürfte allerdings sein, dass ein Programm Informationen besser abspeichern kann als ein Mensch. Vor allem lange und komplizierte Passwörter können dem menschlichen Gedächtnis schon einmal entrinnen. Mögliche Sicherheitsrisiken entstehen bei der Verwendung einer Passwortverwaltungssoftware, wenn Sie ein schwaches Hauptpasswort wählen, eine Sicherheitslücke in der Software ist oder ein Keylogger (Hard- oder Software, die alle Tastatureingaben aufzeichnet) auf Ihrem PC zugange ist.
Weitere Möglichkeiten des Passwortmanagements
Ein ebenfalls recht beliebter Ansatz, um den Umgang mit Passwörtern im Unternehmensalltag zu vereinfachen, ist die Verwendung der browserinternen Passwortverwaltung in Kombination mit einem Hauptpasswort. Seltener wird eine Textdatei, die eine Passwortliste enthält, per USB-Stick oder Cloud auf mehreren Geräten genutzt – Dies ist nur sicher, wenn sie mit einem Kennwort (also einer Art Master-Passwort) gespeichert wurde, welches nur mündlich weitergegeben wird. Besonders gut geschützt sind Passwortlisten, die auf verschlüsselten USB-Sticks oder Festplatten an Berechtigte weitergereicht werden. Da hierfür neben dem Master-Passwort auch jeweils eine bestimmte Verschlüsselungssoftware nötig ist, wird diese Variante von einigen als umständlich empfunden.
Für welche Methode auch immer Sie sich entscheiden: Wichtig ist, dass Sie keine Zugangsdaten in (ungesicherten) Excel-Dokumenten speichern, sodass Kriminelle eine Microsoft-Sicherheitslücke ausnutzen könnten oder bei einem Computer-Diebstahl leichten Zugriff hätten.
Generelle Tipps für sichere Passwörter und Kontozugänge
Für ein Master-Passwort gilt: Es sollte möglichst lang sein sowie Zahlen, Groß- und Kleinbuchstaben und Sonderzeichen enthalten. Dementsprechend wird es nicht in einem Wörterbuch zu finden sein und kann schlechter automatisiert erraten werden. Für besonders sensible Konten, wie etwa E-Mail-Postfächer, empfiehlt sich allerdings ein zusätzlicher Schutz durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Das bedeutet, dass Sie sich im ersten Schritt mit Benutzername und Passwort anmelden. Im zweiten Schritt wird ein nur zeitlich gültiger Code benötigt. Dieser wird von einer Authentifizierungs-App, wie Lastpass oder Google Authenticator, erzeugt. Im Unternehmenskontext kann alternativ die Zwei-Faktor-Authentifizierung über einen Hardware-Token, also per physischem Schlüssel, sinnvoll sein.
Denken Sie des Weiteren daran, Passwörter regelmäßig zu ändern, sodass einmal „erbeutete“ Daten nicht lange nutzbar sind, Häufig kaufen Kriminelle nämlich Listen mit gehackten Daten von Dritten und benutzen diese erst einige Zeit später. Hilfreich ist zudem, Nutzernamen bzw. zugehörige Mailadressen nicht zusammen mit den entsprechenden Passwörtern aufzubewahren.
Um darüber auf dem Laufenden zu bleiben, welche Server von Cyber-Kriminellen gekapert wurden, empfiehlt es sich, regelmäßig Sicherheitsnews zu lesen bzw. entsprechende Newsletter zu abonnieren. Wenn Sie unsicher sind, wie Sie in Ihrem Unternehmen am besten mit Zugangsdaten umgehen sollten, beraten wir Sie gern – ebenso wie zu weiteren Fragen der Datensicherheit und des Datenschutzes.
