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Die Marke Mailstore bietet seit mehr als 15 Jahren Softwarelösungen zur rechtssicheren Archivierung von Mails an. Mittlerweile gilt Mailstore als die Standardlösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Die langfristige Aufbewahrung und Nutzung der Informationsressource E-Mail gilt als wichtiger Bestandteil einer umfassenden Cyber Resilience-Strategie.
Die digitale Kommunikation mit z. B. Kunden, Kolleginnen, Geschäftspartnerinnen und Interessenten ist mehr als nur Teil des täglichen Geschäfts. In Deutschland, Österreich und der Schweiz gilt eine gesetzliche Verpflichtung für Firmen, nach der bestimmte Mails für viele Jahre aufbewahrt werden müssen, und zwar vollständig, originalgetreu und manipulationssicher. Eine korrekt umgesetzte E-Mail-Archivierung trägt maßgeblich zur Einhaltung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) bei.
Bei den GoBD handelt es sich um seit 2017 geltende Regeln des Bundesfinanzministeriums. Sie ohne gesonderte Softwarelösung anzugehen beinhaltet zwei Herausforderungen. So ändert sich die firmeneigene IT-Architektur über die Jahre, womit auch Mailprogramme ihren Aufbau verändern können. Zudem entsteht im Laufe der Zeit in den meisten Fällen ein sehr hohes Volumen an E-Mails, sodass die manuelle Verwaltung zu aufwendig wird. Zur GoBD-konformen Erfüllung der Unternehmenspflichten der Bereiche Buchführung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen setzen daher immer mehr Geschäftsführer auf ein softwarebasiertes Mail-Archiv.
Unternehmen, die bereits Erfahrungen mit Mailstore haben, berichten von einer spürbaren Entlastung ihrer Mailserver. Dies äußert sich vor allem durch schnellere Datenverarbeitung. Eine korrekt implementierte Mail-Archiv-Software erleichtert den Alltag der Unternehmensangestellten, insbesondere wenn das Programm an gängige E-Mail-Clients bzw. an Microsoft 365 und Google Workspace angebunden ist. Ermöglicht wird dies durch ein separat zu erwerbendes Ergänzungstool.
Sie können Mailstore auf Ihrem eigenem Server installieren und dort die Mails speichern. Alternativ kann man Mails zentral in der Datenbank von Mailstore aufbewahren lassen. Generell lässt sich Ihr Mailstore-Programm unter verschiedenen Aspekten konfigurieren. Beispielsweise benötigen einige Unternehmen Mailstore Gateway. Dieses Tool zeichnet die Kommunikation zwischen Mail-Client und Mail-Server auf und agiert als E-Mail-Proxy.
Der deutsche Softwarehersteller Mailstore aktualisiert seine Angebote und deren Leistungsumfang regelmäßig. Unser Team berät Sie bei der Produktauswahl und hilft dabei, die gesamte Firmensoftware aufeinander abzustimmen. Wenden Sie sich gern an uns, damit die IT Ihres Unternehmens so leistungsstark wie gewünscht und dennoch so schlank wie möglich ist.
