Home Managed Mailarchivierung für KMU
Sie suchen nach einer zuverlässigen E-Mail-Archivierung, die für Revisionssicherheit sorgt? Wir helfen Ihnen bei der Implementierung und Wartung einer Software, mit der Sie den gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung des unternehmerischen Schriftverkehrs nachkommen können. Unser Service:
Unabhängig von der Unternehmensgröße sind alle Firmen mit Gewinnerzielungsabsicht nach den GoBD dazu verpflichtet, ihre Mails für bis zu zehn Jahre revisionssicher aufzubewahren. So sollen bei Betriebsprüfungen alle relevanten Unternehmensdokumente verfügbar sein. Die Managed Mailarchivierung durch unser IT-Expertenteam schafft diese Revisionssicherheit.
Wir setzen die führende Mailarchivierungssoftware MailStore ein, damit Sie bei Rechtsstreitigkeiten oder Betriebsprüfungen vorweisen können, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften eingehalten hat. Mailstore erfasst alle Mails, die in den verknüpften Postfächern eingehen, sowie jene, die von Mitarbeitenden versendet werden. Im Mailarchiv sind sowohl die Mailtexte als auch die Anhänge manipulationssicher verwahrt.
Neben den gesetzlichen Vorgaben spielen auch ganz praktische Erwägungen eine Rolle bei der Entscheidung für MailStore. Beispielsweise lässt sich eine versehentlich gelöschte Mail im Archiv auch nach Jahren wiederherstellen. Außerdem erhalten Sie einen Überblick über früher genutzte Postfächer und finden per Volltextsuche auch Mails zu Ihrem Thema wieder, die eine Kollegin vor Jahren geschrieben hat.
Die Suche in alten Mails gelingt über die Integration in Ihre reguläre Mailing-Software (wie Microsoft Outlook) bzw. über Plattformen wie Microsoft 365 oder Google Workspace. Die Archivierungssoftware MailStore legt 1:1-Kopien aller Unternehmensmails zentral ab. Auf diese Weise sind beliebige Mengen von Mails und Anhängen über Jahre hinweg sicher und verfügbar, und zwar unabhängig vom Mailprovider. Somit sind Sie zusätzlich vor Datenverlust und Cyberkriminalität geschützt.
Gern unterstützen wir kleine und mittlere Unternehmen im Raum Willich / Krefeld bei der gesetzeskonformen Mailarchivierung. Nach einem Beratungsgespräch installieren wir die Version von MailStore bei Ihnen, die zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. Auf Wunsch richten wir einen Löschalgorithmus ein, der z. B. nach der Archivierung oder der Identifikation redundanter bzw. doppelter Mails aktiv wird. Dies spart Speicherplatz in Ihren Postfächern und auf Ihren eigenen Servern.
Sind Sie auf der Suche nach einem IT-Unternehmen in der Nähe vom Kreis Viersen, Mönchengladbach oder Düsseldorf? Bei IT-Guard finden Sie professionelle IT-Dienstleistungen wie Managed Clients, Server, E-Mail-Sicherheit, Managed Firewall, usw.
