Interne oder externe IT-Abteilung: Was ist sinnvoll für Unternehmen?
Mit fortschreitender Digitalisierung der Arbeitswelt kommt der internen bzw. externen IT-Abteilung eine immer größere Bedeutung zu. Das gilt für nahezu alle Unternehmen aller Branchen. Die Aufgaben für die EDV-Abteilung werden tendenziell komplexer. Neue Herausforderungen entstehen u. a. in den Bereichen Cybercrime und Cloud-Management.
Es lohnt sich daher zu überdenken, ob eine interne oder externe IT-Abteilung besser für das Unternehmen ist. In vielen Fällen empfiehlt sich sogar die Kombination beider Varianten.
Was macht eine interne IT-Abteilung?
Wenn die EDV-Abteilung eine Organisationseinheit innerhalb des Unternehmens ist, kümmert sie sich um alle Belange der Informationstechnologie und ist direkt in die strategische Entwicklung des Unternehmens eingebunden. Im Idealfall sorgt die interne IT-Abteilung dafür, dass Informationstechnologie effizient, sicher und zu den Unternehmenszielen passend eingesetzt wird. In großen Firmen achtet ein Chief Information Officer (CIO) auf die Arbeitsweise der internen IT-Abteilung. In kleineren Unternehmen ist die Leitung der internen EDV-Abteilung die Aufgabe des IT-Managers.
Mögliche Aufgaben einer externen IT-Abteilung
Je nach Servicevertrag kann eine ausgelagerte EDV-Abteilung ganz unterschiedliche Aufgaben übernehmen. Gerade kleine Unternehmen profitieren davon, einen Helpdesk-Vertrag zu schließen, der IT-Support im laufenden Betrieb garantiert. Ein IT-Systemhaus als outgesourcte IT-Abteilung kann Sicherheitsmechanismen implementieren. Dazu zählen etwa die Einrichtung und die Wartung einer Firewall, aber auch die Anlage von Backups und deren Kontrolle.
Die externe IT-Abteilung bietet häufig eine Cloudlösung im eigenen Rechenzentrum an, sodass sich das Kunden-Unternehmen weniger um Datensicherheit kümmern muss. Natürlich installiert und wartet ein externer IT-Dienstleister auch das Netzwerk der Firma und richtet Unternehmensserver ein. Sie können Ihr regionales IT-Systemhaus zudem damit beauftragen, für eine moderne Kommunikationsinfrastruktur zu sorgen – beispielsweise durch Managed Telefonie und verbesserte Mailsecurity.
Vorteile und Nachteile einer internen IT-Abteilung
Wie gut und nützlich die eigene IT-Abteilung ist, hängt maßgeblich von den vorhandenen Angestellten ab. Sind diese hochqualifiziert und erfahren, können sie maßgeschneiderten und schnellen Support anbieten. Interne Mitarbeiter verfügen in der Regel über spezifische Kenntnisse über die Systeme des Unternehmens. Wenn sie vor Ort arbeiten, können sie bei Problemen und Notfällen rasch persönlich vorbeikommen.
Allerdings braucht es eine gewisse Zeit und erfordert nicht unerhebliches Kapital, ein gutes internes IT-Team aufzubauen. Die Unternehmensleitung muss dafür vorausschauend planen, welche IT-Kenntnisse benötigt werden. Dies ist jedoch oft nicht klar vorherzusehen, da sich Sicherheitsanforderungen und EDV-Trends schnell ändern können.
Bei kleinen IT-Abteilungen von ein oder zwei Angestellten ist zu bedenken, dass nicht alle Spezialbereiche abgedeckt werden können. Hier kann eine Hybrid-Lösung aus interner und externer Abteilung sinnvoll sein. Zudem führen Urlaub und Krankheit unter Umständen zu Sicherheitslücken, wenn es nur wenige IT-Mitarbeiter im Unternehmen gibt. Im Notfall könnte dann keine passende Person erreichbar sein.
Nachteile und Vorteile einer externen IT-Abteilung
Ein IT-Systemhaus steht für hohe Produktvielfalt, es deckt daher häufig mehr Themenbereiche ab als eine interne IT-Abteilung. Gerade wenn Sie Consulting-Leistungen in Anspruch nehmen möchten, ist ein lokaler Dienstleister wie IT-Guard eine gute Wahl. Durch die unterschiedlichen Mitarbeiter ist Fachexpertise in vielen Bereichen vorhanden. Generell sorgt IT-Outsourcing eher dafür, dass auch in ungewöhnlichen Situationen und bei hohen Anforderungen eine effiziente Lösung gefunden wird.
In vielen Fällen ist die Nutzung einer ausgelagerten IT-Abteilung kostengünstiger als der Aufbau eines internen Teams sowie die Weiterbildungen für eigene Angestellte. Wenn Sie ein IT-Systemhaus beauftragen, können Sie Ihr Budget langfristig klarer planen, da Sie ein Servicepaket mit einer festen monatlichen oder benutzerspezifischen Gebühr buchen. Mithin lassen sich die Kosten einer externen IT-Abteilung besser anpassen: Bei einem kurzzeitigen Plus an IT-Aufgaben müssen keine neuen Mitarbeiter angestellt werden.
In der Anfangsphase der Zusammenarbeit hat ein externer IT-Dienstleister weniger Kenntnisse über die speziellen Anforderungen des Unternehmens. Nach der Einarbeitungszeit hat die ausgelagerte IT-Abteilung jedoch häufig ebenso viele Informationen gesammelt wie die interne Abteilung.
In Sachen Sicherheit punkten externe IT-Unternehmen mit zuverlässigerer Erreichbarkeit. Während Krankheit und Urlaub übernehmen andere Fachkräfte des Systemhauses die Betreuung. Für kurzfristigen IT-Support außerhalb der Geschäftszeiten bieten viele Dienstleister eine spezielle Hotline an. Da sich viele IT-Probleme heutzutage per Fernzugriff lösen lassen, wird ein Vorort-Team in Form eigener Angestellter weniger benötigt als früher.
Einige Unternehmen haben Bedenken wegen des Datenschutzes bei der Nutzung einer externen IT-Abteilung. Dies ist allerdings unbegründet, da professionelle Dienstleister verbindliche Vereinbarungen hinsichtlich DSGVO, Bundesdatenschutzgesetz, Verschwiegenheit und Datenbesitz mit ihren Kunden treffen.
Fazit: Entscheidung hängt von Unternehmensform ab
Ob man sich für eine interne oder externe IT-Abteilung entscheidet, hängt sowohl von der Unternehmensgröße als auch vom Tätigkeitsbereich ab. Wenn Onlinedienstleistungen das Kerngeschäft sind, ergibt eine interne IT-Abteilung viel Sinn. Auch für sehr große Firmen, bei denen regelmäßig gleiche EDV-Aufgaben anfallen, ist mindestens ein kleines festes IT-Team hilfreich.
Für kleinere Unternehmen, deren Kerngeschäft sich nicht um digitale Angebote dreht, kann es ausreichen, komplett auf eine externe IT-Abteilung zu setzen. Zudem kann ein externer Dienstleister als Ergänzung zum internen IT-Team genutzt werden, etwa wenn spezielle, unregelmäßige Aufgaben anstehen oder ein höherer Beratungsbedarf besteht.
Falls Sie auf der Suche nach einer externen IT-Abteilung sind, steht Ihnen IT-Guard gern als IT-Dienstleister für das Gebiet Willich, Mönchengladbach, Viersen, Düsseldorf und Neuss zur Verfügung.
